Электронный документооборот знаком уже многим компаниям, которые на собственном опыте убедились что такой подход экономит и время, и человеческие ресурсы.
К сожалению, далеко не все фирмы перешли на выгодный и удобный формат документооборота: многих смущал вопрос как хранить электронные документы правильно? Не будет ли проблем при проверке фискальными, или правоохранительными органами?
с 21 сентября 2015 года вступил в силу приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, где разъясняется этот вопрос в числе прочих. Минфин в информации № ПЗ-13/2015 отметил, что эти правила распространяются на коммерческие организации и предпринимателей.
В двух словах: фирма и предприниматель обязаны хранить электронные документы в двух экземплярах на разных компьютерах (или дисках). Раз в пять лет, либо чаще, необходимо проверять электронные документы на сохранность. При подозрении на технические неисправности диска или компьютера, электронный документ нужно перезаписать на надежный носитель.
Все электронные документы должны быть записаны в Опись электронных документов постоянного хранения. Сроки хранения электронных документов такие же, как бумажных.
Передавать электронный документ для хранения в архив необходимо в формате PDF.
Таким образом, вопрос о хранении электронных документов закрыт, и теперь даже самые осторожные директора и бухгалтера могут смело переходить на электронный документооборот, освободив себя от необходимости работать с бумажными документами.