(утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 декабря 2016 г. N 766н)
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ) и определяет порядок ведения Пенсионным фондом Российской Федерации индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, детях, а также сведений о других категориях физических лиц для открытия индивидуального лицевого счета с целью предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе:
а) порядок регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;
б) порядок представления и сроки приема и учета территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о застрахованных лицах, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета;
в) порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета;
г) порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета.
2. Индивидуальный (персонифицированный) учет осуществляется Пенсионным фондом Российской Федерации и территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации.
II. Порядок регистрации в системе обязательного пенсионного страхования
3. Регистрация в системе обязательного пенсионного страхования (далее - регистрация) осуществляется посредством открытия индивидуального лицевого счета застрахованного лица (далее - лицевой счет). Датой регистрации считается дата открытия лицевого счета.
4. Регистрации подлежат граждане Российской Федерации, постоянно или временно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства, а также иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации (далее - гражданин).
5. Регистрация граждан осуществляется территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании:
а) анкеты застрахованного лица;
б) сведений о государственной регистрации рождения;
в) заявления гражданина о выдаче универсальной электронной карты в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ)
6. Гражданин (его представитель) может представить анкету застрахованного лица лично, через страхователя или многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр).
7. При представлении анкеты застрахованного лица гражданином (его представителем) лично представляются следующие документы:
а) документ, удостоверяющий личность гражданина;
б) документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий его личность (в случае представления анкеты застрахованного лица от имени гражданина его представителем).
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью гражданина (его представителя).
8. При представлении анкеты застрахованного лица страхователем правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется личной подписью гражданина.
Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее.
В случае заключения страхователем с территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации соглашения об обмене информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ) представление анкеты застрахованного лица может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
9. При представлении анкеты застрахованного лица через многофункциональный центр правильность указанных в анкете сведений заверяется гражданином и (или) работником многофункционального центра. Анкета застрахованного лица может быть получена территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации из многофункционального центра в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью, по защищенным каналам связи.
10. Регистрация граждан осуществляется на основании сведений о государственной регистрации рождения, представляемых органами записи актов гражданского состояния в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации в порядке и сроки, определенные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
11. Регистрация по заявлению гражданина о выдаче универсальной электронной карты осуществляется в отношении лиц, на которых не открыт лицевой счет.
Типовая форма заявления о выдаче универсальной электронной карты устанавливается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти
12. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты застрахованного лица, сведений о государственной регистрации рождения либо заявления гражданина о выдаче универсальной электронной карты принимает решение об открытии лицевого счета либо об отказе в регистрации застрахованного лица.
13. Документом, подтверждающим регистрацию, является страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее - страховое свидетельство).
В страховом свидетельстве указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения, пол застрахованного лица, страховой номер лицевого счета и дата регистрации в качестве застрахованного лица.
14. Основанием для вынесения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации решения об отказе в регистрации застрахованного лица является наличие в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета, открытого на застрахованное лицо с аналогичными анкетными данными.
Решение об отказе в регистрации застрахованного лица может быть выдано в форме электронного документа.
15. Застрахованное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением о выдаче дубликата страхового свидетельства в случае:
а) утраты страхового свидетельства;
б) непригодности для использования страхового свидетельства.
16. Застрахованное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением об обмене страхового свидетельства в случае:
а) изменения анкетных данных, указанных на лицевой стороне страхового свидетельства;
б) установления неточности или ошибочности содержащихся в нем сведений.
17. Застрахованное лицо (его представитель) может представить заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства или заявление об обмене страхового свидетельства (далее - заявление о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства) лично, через страхователя или многофункциональный центр.
Застрахованное лицо может направить заявление о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал) и официальный сайт Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - сайт ПФР), "личного кабинета", обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, подписанных электронной подписью, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
18. При представлении заявления о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства застрахованным лицом (его представителем) лично представляются следующие документы:
а) документ, удостоверяющий личность гражданина;
б) документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий его личность (в случае представления заявления от имени гражданина его представителем).
Правильность указанных в заявлении о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (его представителя).
19. При представлении заявления о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства страхователем правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.
Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить заявление о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет его.
В случае заключения страхователем с территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации соглашения об обмене информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ представление им заявления о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
20. При представлении заявления о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства через многофункциональный центр правильность указанных в заявлении сведений заверяется застрахованным лицом и (или) работником многофункционального центра. Заявление о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства может быть получено Пенсионным фондом Российской Федерации из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.
21. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства и принимает решение о выдаче дубликата или обмене страхового свидетельства либо об отказе в выдаче дубликата или обмене страхового свидетельства.
22. Основанием для вынесения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации решения об отказе в выдаче дубликата или обмене страхового свидетельства является:
а) отсутствие в системе индивидуального (персонифицированного) учета лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении о выдаче дубликата (обмена) страхового свидетельства;
б) несоответствие указанных в заявлении о выдаче дубликата (обмене) страхового свидетельства сведений о застрахованном лице сведениям, содержащимся в лицевом счете.
Решение об отказе в выдаче дубликата или обмене страхового свидетельства может быть направлено застрахованному лицу способом, указанным им при обращении, в том числе в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР.
III. Порядок представления и сроки приема и учета территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о застрахованных лицах, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета
23. Сведения о застрахованных лицах, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (далее - индивидуальные сведения), в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации представляют:
а) страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ);
б) застрахованные лица - лица, признаваемые таковыми в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ;
в) налоговый орган.
24. Страхователь представляет индивидуальные сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у него по трудовому договору, или заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту регистрации в качестве страхователя в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
Индивидуальные сведения представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица.
25. Страхователь представляет сведения о перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты) в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" (далее - Федеральный закон от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ) и Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
26. Орган службы занятости населения представляет сведения о периодах, включаемых в страховой стаж граждан, признанных в установленном порядке безработными, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, в котором зарегистрирован в качестве страхователя орган государственной власти субъекта Российской Федерации, образовавший указанный орган службы занятости населения, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
27. Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, представляют в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации копии платежных документов за истекший квартал с отметками кредитной организации об исполнении, подтверждающих уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию в сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ.
Застрахованные лица, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о периодах, включаемых в страховой стаж в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".
28. Налоговый орган представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации индивидуальные сведения в сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
Налоговые органы представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации индивидуальные сведения в форме электронных документов в порядке, установленном соглашением об информационном обмене, заключенным между Пенсионным фондом Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах.
29. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации:
а) на бумажном носителе (лично (его представителем) либо с использованием средств почтовой связи);
б) в форме электронного документа с использованием информационно- телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР, "личного кабинета", обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
в) через многофункциональный центр.
30. При представлении индивидуальных сведений страхователем, являющимся юридическим лицом, на бумажном носителе данные сведения заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).
31. Датой представления индивидуальных сведений на бумажном носителе считается:
дата фактического представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации - при представлении страхователем лично (его представителем);
дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю - при отправке по почте.
32. В случае заключения страхователем с территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации соглашения об обмене информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ представление им индивидуальных сведений может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Датой представления индивидуальных сведений в электронной форме считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации.
При представлении индивидуальных сведений в электронной форме территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.
33. При представлении индивидуальных сведений через многофункциональный центр правильность указанных сведений заверяется страхователем (работником многофункционального центра). Индивидуальные сведения могут быть получены Пенсионным фондом Российской Федерации из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.
34. При представлении индивидуальных сведений застрахованным лицом (его представителем) они заверяются подписью этого лица (его представителя).
35. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации проверяет индивидуальные сведения и вносит их на лицевые счета застрахованных лиц:
ежемесячно - в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;
ежеквартально - в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных налоговым органом в соответствии со статьей 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;
ежеквартально - в течение трех месяцев со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.1 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ либо застрахованным лицом в случае самостоятельной уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию;
ежегодно - в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;
ежегодно - в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, представленные налоговым органом;
ежегодно - до 1 марта, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).
IV. Порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета
36. Контроль за достоверностью индивидуальных сведений, представляемых страхователями в Пенсионный фонд Российской Федерации, осуществляется территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации.
37. При обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации, страхователю вручается уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку, или уведомление направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, несоответствиях формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации (протокол проверки).
В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.
Датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы страхователя.
Представленные страхователем индивидуальные сведения, содержащие ошибки и (или) несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в лицевые счета застрахованных лиц не вносятся.
Страхователь в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении соответствующих исправлений представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные индивидуальные сведения.
38. При обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий, а также при выявлении недостоверности индивидуальных сведений, учтенных на лицевых счетах, по ликвидированному страхователю, территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по заявлению застрахованного лица и на основании представленных застрахованным лицом документов, либо на основании документов, подтверждающих стаж застрахованного лица и находящихся в распоряжении Пенсионного фонда Российской Федерации, принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета в части сведений о стаже застрахованного лица и не позднее семи рабочих дней со дня принятия такого решения сообщает об этом застрахованному лицу.
39. За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений либо представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
В случае представления страхователем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления об устранении имеющихся расхождений, к такому страхователю финансовые санкции не применяются.
Страхователь вправе при выявлении ошибки в ранее представленных индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации самостоятельно представить в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные (исправленные) сведения о данном застрахованном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются, и финансовые санкции к такому страхователю не применяются.
40. За несоблюдение страхователем порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
41. За непредставление в установленный Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ срок либо отказ от представления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации оформленных в установленном порядке индивидуальных сведений, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде страхователь несет административную ответственность в соответствии со статьей 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
42. В случае выявления в представленных налоговыми органами индивидуальных сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся в Пенсионном фонде Российской Федерации, такие сведения возвращаются в налоговые органы в течение пяти рабочих дней со дня их получения от налоговых органов. Одновременно в налоговые органы направляется информация об ошибках (протокол ошибок), не позволяющих учесть индивидуальные сведения на лицевых счетах.
V. Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета
43. Лицевой счет ведется Пенсионным фондом Российской Федерации в течение жизни застрахованного лица. После смерти застрахованного лица сведения, содержащиеся в его лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.
44. Документы, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации для целей индивидуального (персонифицированного) учета хранятся в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации в течение срока, установленного пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
45. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета производится по истечении установленного срока их хранения в порядке, установленном пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.