Преимущества использования машиночитаемой доверенности (МЧД) для бизнеса
Сегодня электронный документооборот становится неотъемлемой частью ведения бизнеса. Важным инструментом, обеспечивающим безопасность и удобство в рамках электронного обмена документами, выступает машиночитаемая доверенность (МЧД). Рассмотрим подробнее её ключевые преимущества.
Что такое МЧД?
Это документ формата XML, созданный на основании нормативных актов, позволяющий сотруднику представлять компанию и подписывать документы от её имени. Хранится такая доверенность в распределённом реестре Федеральной налоговой службы (ФНС) и доступна пользователям системы программного обеспечения, например, продуктов линейки 1С.
Преимущества использования МЧД:
1. Автоматизация процессов
Ранее работа с бумажными доверенностями занимала много времени и сил: надо было передавать копии контрагентам, контролировать сроки окончания действия документа. Использование МЧД делает этот процесс проще — каждая доверенность передается автоматически вместе с электронными документами и видна в единой информационной среде. Если доверенность отозвана, её статус обновляется практически моментально, позволяя избежать риска использования недействительной доверенности.
Кроме того, программы типа 1С позволяют интегрировать проверки полномочий представителей в автоматический режим обработки документов, обеспечивая прозрачность и надежность работы.
2. Повышение безопасности
Передавать электронную подпись предприятия третьему лицу рискованно, поскольку возрастает вероятность компрометации ключей подписи. Создание МЧД позволяет сотрудникам получать собственные персональные электронные подписи, действуя строго в пределах предоставленных руководителем полномочий. Таким образом, обеспечивается разделение ответственности между сотрудниками и снижается угроза злоупотреблений.
Подписывая документацию с использованием собственной электронной подписи и при наличии МЧД, сотрудник действует законно и обоснованно, уменьшая юридические риски для компании.
3. Экономия ресурсов
Традиционные бумажные доверенности связаны с большими затратами на подготовку проектов в системах электронного документооборота (СЭД), последующий вывод на бумагу и отправку курьером контрагентам и государственным органам. Использование МЧД сокращает временные и финансовые расходы на такие процедуры, делая всю систему быстрее и дешевле.
Программы 1С поддерживают полный цикл работы с МЧД: начиная от формирования доверенности и заканчивая возможностью автоматического отзыва в случае увольнения сотрудника или изменения обязанностей.
Таким образом, внедрение МЧД способствует повышению эффективности работы бизнеса, снижению рисков и оптимизации расходов. Эта технология открывает новые возможности для цифровой трансформации российского предпринимательства, повышая доверие к электронному документообороту среди российских компаний.
По всем вопросам настройки МЧД можете обращаться в нашу компанию.